Guía de referencia · para clínicas

Cómo aprovechar Odontosinc al máximo

Del agendamiento al cobro, con la parte clínica y la administrativa trabajando juntas. Esta guía muestra cómo debe usar tu clínica el sistema para no dejar cabos sueltos.

Odontosinc es un solo sistema, del agendamiento al cobro. Cuanto más completo lo usa una clínica, menos se le escapa — y más difícil es que quiera dejarlo.

El error más común no es técnico: es usar solo la mitad. Muchas clínicas agendan y facturan, pero no documentan la historia clínica ni registran la esterilización. Ahí es donde pierden respaldo legal y trazabilidad. Esta guía existe para que arranquen usándolo completo.

El ciclo completo

Un paciente, seis pasos, cero doble digitación.

La ventaja real es que todo está conectado: lo que registras en un paso alimenta el siguiente. Del diagnóstico al cobro no vuelves a escribir los mismos datos.

1

Reserva y agenda

El paciente agenda solo por el link, o recepción lo agenda. Queda en la agenda del profesional.

2

Atención clínica

Se documenta la evolución, se actualiza el odontograma y se registra la esterilización del instrumental.

3

Plan y presupuesto

Se arma el plan de tratamiento con precios; el paciente lo aprueba y queda como referencia.

4

Facturación y abonos

El plan se convierte en factura; se registran los abonos parciales hasta saldar.

5

Caja y cartera

Se cierra la caja del día y se controla quién queda con saldo pendiente.

6

Recordatorio y seguimiento

Recordatorios de la próxima cita y campañas para reactivar a quien no vuelve.

Módulo por módulo

Cómo usar bien cada parte.

Para cada módulo: el hábito que recomendamos y el error que más se repite.

Agenda y recordatorios

Recepción · a diario
  • Agenda toda cita en el sistema, no en papel ni en un cuaderno aparte.
  • Cambia el estado de cada cita: confirmada, atendida, cancelada. Ahí vive la verdad de la agenda.
  • Envía los recordatorios del día para bajar las inasistencias.
Evita: dejar todas las citas en «agendada». Sin marcar asistencia, pierdes las métricas y el rastro de qué se atendió.

Historia clínica digital

Clínico · cada atención
  • Registra una evolución fechada por cada atención, siempre, el mismo día.
  • Completa antecedentes y alertas médicas la primera vez que llega el paciente.
  • Adjunta consentimientos y órdenes en Documentos del paciente.
Evita: atender y no dejar la evolución. Sin registro no hay respaldo legal ni continuidad para el próximo profesional.

Odontograma y periodontograma

Clínico · diagnóstico
  • Levanta el odontograma en la primera valoración y actualízalo con cada cambio.
  • Cada cambio de diente queda ligado a la evolución del día: trazabilidad automática.
  • Usa el periodontograma en pacientes de mantenimiento para ver la evolución por sesiones.
Evita: dejarlo en blanco. Un odontograma sin actualizar no muestra el avance del tratamiento.

Planes de tratamiento

Clínico + comercial
  • Arma el plan con procedimientos y precios antes de empezar a cobrar.
  • Deja que el paciente lo apruebe: queda el presupuesto en firme.
  • Conviértelo en factura directo, sin volver a digitar.
Evita: cobrar suelto sin plan. Pierdes la trazabilidad de qué se presupuestó y qué falta por hacer.

Facturación, abonos y caja

Recepción · a diario
  • Registra cada abono parcial: el saldo del paciente queda siempre al día.
  • Divide un pago en varios métodos (ej. parte efectivo, parte tarjeta) en un solo paso.
  • Descarga la factura en PDF para enviarla al paciente, y cierra la caja del día.
Evita: no cerrar caja o cobrar por fuera. Sin registro no sabes cuánto entró de verdad.

RIPS y facturación electrónica

Administrativo · normatividad
  • Completa documento, diagnóstico (CIE-10) y procedimiento (CUPS) del paciente.
  • Genera los RIPS por período con el semáforo que avisa qué falta.
  • Emite la factura electrónica DIAN cuando esté activo el servicio.
Evita: datos del paciente incompletos. Es la causa número uno de rechazos en RIPS.

Inventario y esterilización

Clínico · requisito de habilitación
  • Carga los insumos con stock mínimo para recibir alertas antes de quedarte sin nada.
  • Registra cada ciclo de esterilización y liga el paquete usado al paciente y su evolución.
  • Controla vencimientos de insumos y de paquetes esterilizados.
Evita: no registrar la esterilización. Ante una visita de habilitación, ese registro es obligatorio.

Laboratorios

Recepción + clínico
  • Registra cada trabajo enviado a laboratorio: laboratorio, tipo de trabajo y paciente.
  • Anota la fecha de envío y la de entrega esperada para no perderle el rastro.
  • Cambia el estado (enviado → recibido → entregado) para saber qué está pendiente.
Evita: llevar los trabajos de laboratorio en un cuaderno aparte. Se pierden fechas y entregas.

Roles, sedes y soporte

Configuración · una vez
  • Da a cada quien su rol: recepción, odontólogo o admin ven solo lo que les toca.
  • Si hay varias sedes, sepáralas para que cada una vea su agenda y su caja.
  • Usa el asistente de soporte para resolver dudas al instante dentro del sistema.
Evita: que todos entren como admin. Los permisos protegen los datos y evitan cambios por error.
La rutina que funciona

Qué hacer cada día, cada semana y cada mes.

Con estos hábitos, el sistema se mantiene solo al día y los reportes salen sin esfuerzo.

Cada día

Constante
  • Revisar la agenda del día
  • Enviar recordatorios
  • Registrar evolución tras cada atención
  • Registrar la esterilización
  • Anotar los abonos recibidos
  • Cerrar la caja al final

Cada semana

Seguimiento
  • Mirar las citas de la próxima semana
  • Revisar cartera y saldos pendientes
  • Lanzar una campaña de reactivación
  • Revisar insumos con stock bajo

Cada mes

Cierre
  • Generar los RIPS del período
  • Revisar reportes de producción y cobros
  • Verificar vencimientos de insumos
  • Depurar la base de pacientes inactivos
Arranque

Los primeros 7 días.

El orden que le recomendamos a una clínica nueva para quedar operando en una semana.

Día 1

Configurar la clínica

Datos, logo, sedes y datos fiscales básicos.

Día 2

Cargar el equipo

Profesionales con su rol, color de agenda y horario.

Día 3

Importar pacientes

Subir la base existente desde Excel para no empezar de cero.

Día 4

Cargar tratamientos y precios

El catálogo con el que se armarán planes y facturas.

Día 5

Configurar agenda y reservas online

Definir disponibilidad y compartir el link de reservas.

Día 6

Fiscal y DIAN (si aplica)

Resolución, REPS y proveedor para RIPS y factura electrónica.

Día 7

Primer día real, completo

Agendar, atender documentando la historia, facturar y cerrar caja. El ciclo entero, una vez.

Cómo se ve una clínica que lo usa bien.

  • La agenda siempre refleja la realidad: cada cita con su estado.
  • Toda atención tiene su evolución escrita el mismo día.
  • La esterilización queda registrada, lista para habilitación.
  • Cada cobro nace de un plan y la cartera está controlada.
  • La caja cuadra todos los días sin cuentas por fuera.
  • Los RIPS y la facturación salen a tiempo, sin correr a fin de mes.

¿Listo para usarlo completo?

15 días gratis, con todas las funciones y sin tarjeta. Pon a andar el ciclo entero desde el primer día.