Política de Tratamiento de Datos Personales

ODONTOSINC, identificada con NIT 1.006.873.961-1, con domicilio en Villavicencio, Meta, Colombia y correo contacto@odontosinc.com, es responsable del tratamiento de los datos de las clínicas usuarias del Servicio.

Respecto de los datos de los pacientes que cada clínica registra en la plataforma, la clínica usuaria es la Responsable del tratamiento y Odontosinc actúa como Encargado, procesando dichos datos por cuenta y bajo las instrucciones de la clínica, con la única finalidad de prestar el Servicio. Cada clínica debe contar con la autorización de sus pacientes conforme a la ley.

De las clínicas usuarias y su personal: nombre, documento, correo, teléfono, datos de la clínica (NIT, dirección) y datos de facturación de la suscripción.

De los pacientes registrados por la clínica: datos de identificación y contacto, y datos de salud (historia clínica, odontograma, diagnósticos, tratamientos), que son datos sensibles y reciben protección reforzada.

Tratamos los datos para: (i) prestar y operar el Servicio; (ii) gestionar la cuenta, la suscripción y los pagos; (iii) brindar soporte; (iv) enviar comunicaciones relacionadas con el Servicio; y (v) cumplir obligaciones legales. No vendemos datos personales a terceros.

La historia clínica y demás datos de salud se tratan únicamente para que la clínica preste su servicio asistencial a través de la plataforma. El acceso está restringido por rol y aislado por clínica. El suministro de datos sensibles es facultativo y requiere autorización del titular, gestionada por la clínica.

Todo titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso de sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos.

Los pacientes deben dirigir estas solicitudes a la clínica que los atiende (Responsable de sus datos). El personal de las clínicas usuarias puede ejercer sus derechos ante Odontosinc en el canal indicado abajo.

Escribe a contacto@odontosinc.com indicando tu solicitud y datos de contacto. Atenderemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, conforme a los términos de ley.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: aislamiento de datos entre clínicas (multi-inquilino con controles de acceso a nivel de fila), cifrado de la información en tránsito, control de acceso por rol y respaldo en la nube. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para proteger la información bajo nuestra custodia.

Para operar el Servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados, entre ellos: infraestructura y base de datos en la nube (Supabase), pasarela de pagos (Wompi), mensajería de WhatsApp a través de la API oficial de WhatsApp Business (Meta), cuando la clínica vincula su número; inteligencia artificial para el chat de soporte y el asistente de WhatsApp (Anthropic) y transcripción de notas de voz (ElevenLabs). Algunos de estos proveedores procesan la información fuera de Colombia. Estos terceros tratan los datos solo para las finalidades del Servicio.

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales. Terminada la relación, los datos se eliminan o anonimizan según corresponda, salvo obligación legal de conservarlos.

Esta Política rige desde su publicación y puede actualizarse. Los cambios se publicarán en esta página con su fecha de actualización.